Informativa sulla privacy

Traduzione di cortesia: fa fede la versione francese.

1. Titolare del trattamento

1.1. Nexum Technologies, société par actions simplifiée con sede legale in 28 boulevard National, 13001 Marseille (Francia), agisce in qualità di titolare del trattamento dei dati personali raccolti su questo sito e nell’ambito del rapporto commerciale con le farmacie. Raccogliamo e trattiamo le sue informazioni conformemente al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e alla legge francese Informatique et Libertés.

1.2. Per i dati sanitari dei clienti trattati dai servizi Nexum (documenti caricati, chiamate al centralino vocale), la farmacia cliente è titolare del trattamento e Nexum Technologies agisce in qualità di responsabile del trattamento, nell’ambito del contratto concluso con essa.

1.3. Contatto: contact@nexum-technologies.fr. Responsabile della protezione dei dati: Imri Balourd, raggiungibile allo stesso indirizzo (oggetto «DPO») o per posta presso la sede.

2. Dati raccolti e finalità

2.1. Sul sito: i dati inseriti nei moduli di dimostrazione, contatto e sottoscrizione (nome, e-mail, telefono, farmacia, dipartimento, gestionale, numero di banchi, SIREN, identificativo della farmacia, indirizzo), per rispondere alla sua richiesta, preparare la messa in servizio e gestire il rapporto commerciale.

2.2. Nei servizi: le informazioni di account, i dati di utilizzo e le informazioni tecniche necessarie per fornire, mantenere e migliorare i servizi. Utilizziamo i suoi dati unicamente nell’ambito della fornitura dei nostri servizi e non li condividiamo mai con terzi a fini commerciali senza il suo consenso esplicito.

2.3. Dati sanitari: i documenti trasmessi dai clienti e, se del caso, le registrazioni e trascrizioni delle chiamate sono trattati per conto della farmacia, ospitati in Francia presso OVHcloud (OVH GROUPE), su server HDS, conservati in un archivio separato, con accesso limitato e marcatura temporale. La registrazione delle chiamate è un’opzione che ogni farmacia attiva o meno; quando è attiva, all’inizio di ogni chiamata viene diffuso un messaggio informativo, prima di qualsiasi registrazione. Le registrazioni sono conservate novanta giorni, poi cancellate. Sono consultabili soltanto dai membri abilitati del personale della farmacia, da Nexum Pro. Quando il loro contenuto riguarda la salute, sono trattate come dati sanitari.

2.4. Connessione al gestionale della farmacia: quando la farmacia attiva la connessione dello stock, un agente installato su una postazione della farmacia legge nel suo gestionale lo stock, i prezzi e il catalogo. Questa lettura non riguarda né le cartelle dei pazienti, né il dossier farmaceutico, né lo storico delle dispensazioni. Avviene sulla base del mandato di accesso firmato dal titolare, che resta titolare del trattamento dei dati della sua farmacia; Nexum Technologies agisce in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR. I nomi dei gestionali citati appartengono ai rispettivi titolari.

2.5. Candidature: le informazioni trasmesse dai candidati a un posto di lavoro (nome, recapiti, link al portfolio, disponibilità, località e messaggio) sono trattate per esaminare la candidatura, sulla base del legittimo interesse di Nexum Technologies ad assumere e delle misure precontrattuali adottate su richiesta del candidato. Sono conservate due anni dopo l’ultimo contatto, salvo richiesta di cancellazione anteriore.

2.6. Fattorini: le informazioni trasmesse dalle persone che desiderano effettuare consegne (nome, telefono, città, veicolo, stato) sono trattate per esaminare la richiesta e organizzare il collegamento con le farmacie. Sono conservate tre anni dopo l’ultimo contatto.

2.7. Messaggistica WhatsApp della farmacia: una farmacia può collegare il proprio numero WhatsApp Business ai servizi Nexum tramite la connessione ufficiale di Meta (registrazione integrata, in coesistenza: la farmacia conserva l’app WhatsApp Business sul proprio telefono). I servizi ricevono quindi i messaggi dei suoi pazienti e rispondono a suo nome, sulla sua linea.

• Ruoli. Per i messaggi scambiati tra la farmacia e i suoi pazienti, la farmacia è titolare del trattamento e Nexum Technologies agisce in qualità di responsabile del trattamento, come all’articolo 1.2. Meta Platforms Ireland Ltd fornisce la messaggistica (WhatsApp Business Platform).
• Dati trattati. Il numero WhatsApp e il nome del profilo del paziente; il contenuto dei messaggi (testo, allegati, posizione se il paziente la condivide); gli stati di consegna e di lettura; i modelli di messaggio e le informazioni dell’account WhatsApp Business della farmacia.
• Finalità. Rispondere ai pazienti a nome della farmacia: monitoraggio degli ordini e delle prenotazioni, disponibilità dei prodotti, promemoria di ritiro, domande ricorrenti. Tutto ciò che rientra nel consiglio farmaceutico viene trasmesso al farmacista, che può anche rispondere personalmente. L’assistente non fornisce alcun consiglio medico.
• Nessun altro utilizzo. Questi dati sono utilizzati unicamente per questo servizio. Non sono né rivenduti né utilizzati a fini pubblicitari, e non servono ad addestrare modelli di intelligenza artificiale.
• Conservazione. I messaggi sono conservati per la durata stabilita dalla farmacia, titolare del trattamento, e in mancanza per dodici mesi dopo l’ultimo scambio della conversazione, quindi cancellati: sono conservati solo per il tempo necessario al servizio, conformemente al principio di limitazione della conservazione (articolo 5 del GDPR).
• Disconnessione. La farmacia può disconnettere il proprio numero in qualsiasi momento. Nexum Technologies cessa allora immediatamente di accedere ai suoi messaggi; i dati sono restituiti alla farmacia o cancellati, secondo il suo contratto, conformemente all’articolo 28 del GDPR.
• I suoi diritti. Il paziente esercita i propri diritti presso la sua farmacia, titolare del trattamento, oppure scrivendo a contact@nexum-technologies.fr, che trasmette la richiesta alla farmacia.
• Regole di WhatsApp. L’uso di WhatsApp è inoltre soggetto alle regole di Meta: politica WhatsApp Business e informativa sulla privacy di WhatsApp (Spazio economico europeo).

3. Conservazione e aggiornamento

3.1. Conserviamo i suoi dati personali finché il suo account è attivo. Quando elimina il suo account, i suoi dati personali vengono cancellati dai nostri server entro 30 giorni, ad eccezione di quelli che la legge ci impone di conservare: i documenti contabili e le fatture (dieci anni, articolo L. 123-22 del codice di commercio francese), i dati richiesti a fini fiscali e gli elementi necessari ad accertare o difendere un diritto in giudizio. Tali dati sono allora archiviati con accesso limitato e non utilizzati per altre finalità. I dati dei potenziali clienti sono conservati tre anni dall’ultimo contatto. I dati sanitari trattati per conto di una farmacia sono conservati per la durata stabilita da quest’ultima, in qualità di titolare del trattamento; alla fine del contratto le sono restituiti o cancellati, conformemente all’articolo 28 del GDPR.

3.2. Ha il diritto di consultare, modificare o aggiornare le sue informazioni personali in qualsiasi momento scrivendoci a contact@nexum-technologies.fr. Tratteremo la sua richiesta il prima possibile.

4. Destinatari, sub-responsabili e trasferimenti

4.1. Nexum Technologies non vende, non affitta né condivide i suoi dati personali con terzi a fini di marketing senza il suo consenso esplicito. Possiamo condividere le sue informazioni unicamente per fornire i nostri servizi, rispettare i nostri obblighi legali o proteggere i nostri diritti.

4.2. Lavoriamo con fornitori (hosting, telefonia, pagamento, assistenza) che accedono ai dati solo nell’ambito dei loro servizi e sotto rigorosi accordi di riservatezza. Le loro categorie figurano sulla pagina Sub-responsabili; l’elenco nominativo, con il loro ruolo e il loro paese, è comunicato a ogni farmacia cliente con il contratto previsto dall’articolo 28 del GDPR.

4.3. Alcuni dati possono essere trasferiti al di fuori dell’Unione europea; in tal caso, vengono messe in atto garanzie appropriate (clausole contrattuali tipo).

5. Sicurezza dei dati

5.1. Nexum Technologies attua misure tecniche e organizzative appropriate: cifratura dei dati in transito e a riposo, controlli di accesso rigorosi, registrazione degli accessi, audit di sicurezza regolari e monitoraggio continuo dei nostri sistemi. Il nostro team è formato sulle buone pratiche di protezione dei dati ed è tenuto a rigorosi obblighi di riservatezza.

5.2. In caso di violazione dei dati suscettibile di incidere sui suoi diritti e libertà, la informeremo senza ingiustificato ritardo, conformemente all’articolo 34 del GDPR, e notificheremo la CNIL entro le 72 ore previste dall’articolo 33; le forniremo raccomandazioni per proteggere le sue informazioni. Poiché nessun metodo di trasmissione o conservazione è totalmente sicuro, non possiamo garantire una sicurezza assoluta.

6. I suoi diritti

6.1. Conformemente al GDPR, ha diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità dei suoi dati. Per esercitarli, ci contatti all’indirizzo indicato all’articolo 1 con un documento d’identità per la verifica; risponderemo entro un termine massimo di un mese.

6.2. Se ritiene che i suoi diritti non siano rispettati, può presentare un reclamo alla CNIL (l’autorità francese di protezione dei dati).

7. Cancellare i suoi dati

7.1. Se è paziente di una farmacia: scriva alla sua farmacia, titolare del trattamento, o a contact@nexum-technologies.fr indicando la farmacia interessata e il numero di telefono utilizzato. La richiesta le viene trasmessa e trattata entro un termine massimo di un mese.

7.2. Se è una farmacia cliente: disconnetta il suo numero WhatsApp o chiuda il suo account da Nexum Pro, oppure scriva a contact@nexum-technologies.fr. I suoi dati sono cancellati entro trenta giorni, o restituiti se il suo contratto lo prevede, fatti salvi i dati che la legge impone di conservare (articolo 3.1).

7.3. Se ha compilato un modulo del sito (dimostrazione, contatto, candidatura, consegna): scriva a contact@nexum-technologies.fr; i dati sono cancellati entro un termine massimo di un mese.

8. Modifiche alla presente informativa

8.1. Possiamo aggiornare questa informativa per riflettere l’evoluzione delle nostre pratiche o della normativa. Qualsiasi modifica significativa le sarà notificata via e-mail; la versione più recente è sempre disponibile su questa pagina, con la sua data.