Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

1.1. Nexum Technologies, société par actions simplifiée dont le siège est situé 28 boulevard National, 13001 Marseille, agit en tant que responsable du traitement des données personnelles collectées sur ce site et dans le cadre de la relation commerciale avec les officines. Nous collectons et traitons vos informations conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

1.2. Pour les données de santé des patients traitées par les services Nexum (documents déposés, appels au standard vocal), l’officine cliente est responsable du traitement et Nexum Technologies agit en qualité de sous-traitant, dans le cadre du contrat conclu avec elle.

1.3. Contact : contact@nexum-technologies.fr. Délégué à la protection des données : Imri Balourd, joignable à la même adresse (objet « DPO ») ou par courrier au siège.

2. Données collectées et finalités

2.1. Sur le site : les données saisies dans les formulaires de démonstration, de contact et de souscription (nom, e-mail, téléphone, officine, département, logiciel de gestion, nombre de comptoirs, SIREN, identifiant de l’officine, adresse), pour répondre à votre demande, préparer la mise en service et gérer la relation commerciale.

2.2. Dans les services : les informations de compte, les données d’utilisation et les informations techniques nécessaires pour fournir, maintenir et améliorer les services. Nous utilisons vos données uniquement dans le cadre de la fourniture de nos services et ne les partageons jamais avec des tiers à des fins commerciales sans votre consentement explicite.

2.3. Données de santé : les documents transmis par les patients et, le cas échéant, les enregistrements et transcriptions d’appels sont traités pour le compte de l’officine, hébergés en France chez OVHcloud (OVH GROUPE), sur des serveurs HDS, conservés dans un stockage séparé, avec un accès restreint et horodaté. L’enregistrement des appels est une option que chaque officine active ou non ; lorsqu’elle est active, un message d’information est diffusé au début de chaque appel, avant tout enregistrement. Les enregistrements sont conservés quatre-vingt-dix jours, puis supprimés. Ils ne sont consultables que par les membres habilités de l’équipe de l’officine, depuis Nexum Pro. Lorsque leur contenu se rapporte à la santé, ils sont traités comme des données de santé.

2.4. Connexion au logiciel de gestion de l’officine : lorsque l’officine active la connexion de stock, un agent installé sur un poste de l’officine lit dans son logiciel de gestion le stock, les prix et le catalogue. Cette lecture ne porte ni sur les dossiers patients, ni sur le dossier pharmaceutique, ni sur l’historique des dispensations. Elle s’effectue sur le fondement du mandat d’accès signé par le titulaire, qui reste responsable du traitement des données de son officine ; Nexum Technologies agit en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Les noms des logiciels de gestion cités appartiennent à leurs titulaires respectifs.

2.5. Candidatures : les informations transmises par les candidats à un poste (nom, coordonnées, lien de portfolio, disponibilité, localisation et message) sont traitées pour instruire la candidature, sur le fondement de l’intérêt légitime de Nexum Technologies à recruter et des mesures précontractuelles prises à la demande du candidat. Elles sont conservées deux ans après le dernier contact, sauf demande de suppression antérieure.

2.6. Livreurs : les informations transmises par les personnes souhaitant effectuer des livraisons (nom, téléphone, ville, véhicule, statut) sont traitées pour étudier la demande et organiser la mise en relation avec les officines. Elles sont conservées trois ans après le dernier contact.

2.7. Messagerie WhatsApp de l’officine : une officine peut connecter son propre numéro WhatsApp Business aux services Nexum, par la connexion officielle de Meta (inscription intégrée, en coexistence : elle garde l’application WhatsApp Business sur son téléphone). Les services reçoivent alors les messages de ses patients et y répondent en son nom, sur sa propre ligne.

• Rôles. Pour les messages échangés entre l’officine et ses patients, l’officine est responsable du traitement et Nexum Technologies agit en qualité de sous-traitant, comme à l’article 1.2. Meta Platforms Ireland Ltd fournit la messagerie (WhatsApp Business Platform).
• Données traitées. Le numéro WhatsApp et le nom de profil du patient ; le contenu des messages (texte, pièces jointes, localisation si le patient la partage) ; les statuts de distribution et de lecture ; les modèles de messages et les informations du compte WhatsApp Business de l’officine.
• Finalités. Répondre aux patients au nom de l’officine : suivi des commandes et des réservations, disponibilité des produits, rappels de retrait, questions courantes. Tout ce qui relève du conseil pharmaceutique est transmis au pharmacien, qui peut aussi répondre lui-même. L’assistant ne donne aucun conseil médical.
• Aucun autre usage. Ces données sont utilisées uniquement pour ce service. Elles ne sont ni revendues ni utilisées à des fins publicitaires, et ne servent pas à entraîner des modèles d’intelligence artificielle.
• Conservation. Les messages sont conservés pendant la durée fixée par l’officine, responsable du traitement, et à défaut douze mois après le dernier échange de la conversation, puis supprimés : ils ne sont gardés que le temps nécessaire au service, conformément au principe de limitation de la conservation (article 5 du RGPD).
• Déconnexion. L’officine peut déconnecter son numéro à tout moment. Nexum Technologies cesse alors immédiatement d’accéder à ses messages ; les données sont restituées à l’officine ou supprimées, selon son contrat, conformément à l’article 28 du RGPD.
• Vos droits. Le patient exerce ses droits auprès de son officine, responsable du traitement, ou en écrivant à contact@nexum-technologies.fr, qui transmet la demande à l’officine.
• Règles de WhatsApp. L’usage de WhatsApp est également soumis aux règles de Meta : politique WhatsApp Business et politique de confidentialité de WhatsApp (Espace économique européen).

3. Conservation et mise à jour

3.1. Nous conservons vos données personnelles tant que votre compte est actif. Lorsque vous supprimez votre compte, vos données personnelles sont supprimées de nos serveurs dans un délai de 30 jours, à l’exception de celles que la loi nous impose de conserver : les pièces comptables et les factures (dix ans, article L. 123-22 du code de commerce), les données requises à des fins fiscales, et les éléments nécessaires à la constatation ou à la défense d’un droit en justice. Ces données sont alors archivées avec un accès restreint, et non utilisées à d’autres fins. Les données des prospects sont conservées trois ans à compter du dernier contact. Les données de santé traitées pour le compte d’une officine sont conservées pendant la durée fixée par celle-ci, en sa qualité de responsable du traitement ; à la fin du contrat, elles lui sont restituées ou supprimées, conformément à l’article 28 du RGPD.

3.2. Vous avez le droit de consulter, modifier ou mettre à jour vos informations personnelles à tout moment en nous écrivant à contact@nexum-technologies.fr. Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais.

4. Destinataires, sous-traitants et transferts

4.1. Nexum Technologies ne vend, ne loue ni ne partage vos données personnelles avec des tiers à des fins marketing sans votre consentement explicite. Nous pouvons partager vos informations uniquement pour fournir nos services, respecter nos obligations légales ou protéger nos droits.

4.2. Nous travaillons avec des prestataires (hébergement, téléphonie, paiement, support) qui n’accèdent aux données que dans le cadre de leurs services et sous des accords stricts de confidentialité. Leurs catégories figurent sur la page Sous-traitants ; la liste nominative, avec leur rôle et leur pays, est communiquée à chaque officine cliente avec le contrat de sous-traitance prévu à l’article 28 du RGPD.

4.3. Certaines données peuvent être transférées hors de l’Union européenne ; dans ce cas, des garanties appropriées (clauses contractuelles types) sont mises en place.

5. Sécurité des données

5.1. Nexum Technologies met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées : chiffrement des données en transit et au repos, contrôles d’accès stricts, journalisation des accès, audits de sécurité réguliers et surveillance continue de nos systèmes. Notre équipe est formée aux bonnes pratiques de protection des données et tenue à des obligations strictes de confidentialité.

5.2. En cas de violation de données susceptible d’affecter vos droits et libertés, nous vous en informerons dans les meilleurs délais, conformément à l’article 34 du RGPD, et notifierons la CNIL dans les 72 heures prévues par l’article 33 ; nous vous fournirons des recommandations pour protéger vos informations. Aucune méthode de transmission ou de stockage n’étant totalement sûre, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

6. Vos droits

6.1. Conformément au RGPD, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité de vos données. Pour les exercer, contactez-nous à l’adresse indiquée à l’article 1 avec une pièce d’identité pour vérification ; nous répondrons dans un délai d’un mois maximum.

6.2. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés).

7. Supprimer vos données

7.1. Vous êtes patient d’une officine : écrivez à votre officine, responsable du traitement, ou à contact@nexum-technologies.fr en précisant l’officine concernée et le numéro de téléphone utilisé. La demande lui est transmise et traitée dans un délai d’un mois au plus.

7.2. Vous êtes une officine cliente : déconnectez votre numéro WhatsApp ou fermez votre compte depuis Nexum Pro, ou écrivez à contact@nexum-technologies.fr. Vos données sont supprimées dans un délai de trente jours, ou restituées si votre contrat le prévoit, sous réserve des données que la loi impose de conserver (article 3.1).

7.3. Vous avez rempli un formulaire du site (démonstration, contact, candidature, livraison) : écrivez à contact@nexum-technologies.fr ; les données sont supprimées dans un délai d’un mois au plus.

8. Modifications de cette politique

8.1. Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter l’évolution de nos pratiques ou de la réglementation. Toute modification importante vous sera notifiée par e-mail ; la version la plus récente est toujours disponible sur cette page, avec sa date.